Лягушку — на завтрак, слона — на стэйки!

И жить
Больше не просить
У Времени взаймы
То, чего вернуть
Нельзя никогда

Tracktor Bowling,  «Время».

Как часто приходится слышать от коллег (да и не только, на самом деле, почти от всех) фразы типа «ой, куча работы, не знаю когда разгребу» или «работы всё больше, такая гора собралась, и где найти время на всё?». Как говорил кто-то, «Не работай много, работай с умом». Вот, хочу изложить своё видение того, как же организовать своё рабочее время так, чтобы всё успевать и чтобы вечер был для отдыха, а выходные — выходными.

Я всегда считал, что стоит строго разделять рабочее и личное время. И будет очень здорово, если рабочее и личное не будут пересекаться и мешать друг другу.Плохо, когда приходится работать в свободное время, и ещё хуже, когда в рабочее время приходится заниматься личными делами (которые не успел, потому что работал). И так по кругу.

Итак, нам в помощь уже достаточно давно и очень успешно развивается тайм-менеджмент, в России (да и всём СНГ, наверное) во главе которого бессменно шествует Глеб Архангельский. Первый раз, когда мне в руки попала его книга, я видимо не был готов понять что там написано. Сейчас же, попав в тот самый круг проблем и катастрофическую нехватку времени, я ясно осознал что пора с этим что-то делать. В оборот снова попал Архангельский и его хит «Тайм-драйв». Немного поразмыслив и оптимизировав под себя, я выстроил для себя систему управления временем (и задачами), которой хочу поделиться.

Начну с общей теории, чтобы было понятно о чём идёт речь.

Есть два вида задач — хроносы и кайросы.

Хронос — задача, регламентированная по времени и (или) сроку окончания (например, подготовить отчёт к пятнице, или совещание с 11:00 до 12:30 во вторник)

Кайрос — задача, привязанная к месту или событию (например, при встрече с начальником юридического отдела обсудить замечания по автоматизации)

Далее задачи можно разделить ещё на несколько условных групп:

Лягушки — мелкие задачи, которые нам ну совсем не хочется делать. Чаще всего, это какие-то неприятные звонки, короткие встречи, рутинная работа.

Слоны — большие, длительные задачи, требующие приложения больших усилий или затратные по времени.

Бюджетируемые — задачи, время на исполнение которых точно известно. например, совещания.

Жёсткие — задачи, строго привязанные к сроку начали или окончания (старт проекта, подготовка отчёта к определённой дате)

Теперь о том как это всё применить.

Сначала о работе.

День следует начинать с планирования рабочего времени. Нельзя начинать работу пока не знаешь чем заняться. Это обычно выливается в долгий просмотр новостных лент и распитие чайно-кофейных напитков. Правильно спланированная работа — (с моей точки зрения) треть успеха.

В план всегда включайте одну (или несколько) лягушек. Раскидав с утра самые неприятные дела сразу почувствуете как что-то незримо отпускает, становится легче дышать и работать.

Слонов необходимо нарезать на стейки. Когда всю задачу целиком измерить невозможно, самое правильное — сделать декомпозицию работ и разбить большую задачу на мелкие составляющие и закрывать их в порядке логического следования. В идеальном случае, одна задача не должна быть больше 6ти часов (подсмотрел в скрам-гайде), чтобы сделать её за один день и довести до логического завершения. Я ещё не встречал ни одной задачи, которую нельзя было бы разбить на части.

Самые сложные задачи лучше делать с самого утра, пока мозг ещё отдохнувший и способен обрабатывать информацию в нужном ритме и выдавать хорошие результаты.

Если на текущий день запланировано совещание, результаты которого нужны именно Вам — отведите в графике хотя бы 10-15 минут на составление протокола и (или) запись важной информации в виде структурированного списка: кто, что и когда должен сделать для получения результата.

Всегда храните в каком-либо виде весь список дел, который уже известен (аналог бэклога из того же скрама). Когда известен весь список задач — их можно расставить по приоритетам и закрывать в первую очередь важные задачи, откладывая неважные на более поздние сроки. Иногда даже случается что неважные задачи отваливаются в силу того, что они ну совсем не важные или их можно легко делегировать кому-то.

Давайте себе поощрение за каждую выполненную задачу. Я например записываю каждую задачу на отдельном листике и, когда задача выполнена, с огромным удовольствием комкаю листик и выбрасываю. Уменьшая список задач перед глазами я поощряю себя за работу и вижу результаты. Встаньте с рабочего места, посмотрите в окно хотя бы 2 минуты, дайте отдохнуть глазам и мозгу перед следующим заданием. Скажите себе «а я молодец!». Сразу и улыбнуться захочется.

Избавьте себя от лишней информации. Информационные и всякого рода развлекательные порталы — самые большие убийцы времени. Они яркие, красочные, привлекают внимание. На картинку в браузере смотреть конечно значительно приятнее, чем на строгие столбцы с цифрами или строчки текста. Если новость важная — о ней будут говорить все вокруг и Вы и так о ней узнаете. Если не важная — значит Вам она не нужна и только засоряет информационный канал мозга. Аналогично с телевизором, радио и газетами. Если не ищете там что-то специально — не включайте. Даже для фона. Любая информация (музыка, новости, …) забивает информационный канал и не даёт сосредоточиться на чём-то одном. Хотите отгородиться от посторонних шумов и раздражителей — включите в наушниках классику. Моцарта, например. Реквием по мечте — мощно. Советую.

Если пользуетесь почтовыми агентами (MS Outlook или IBM Lotus Notes) обязательно прочтите того же Архангельского «Формула времени». Организуйте свою работу с почтой правильно. Настройте уведомления, научитесь пользоваться инструментами назначения совещаний, рассылки приглашений на встречи. Групповые инструменты очень сильно экономят время.

Обрабатывайте входящие письма по мере появления свободного времени, если только не ждёте срочного письма. Отвлекаясь на входящие письма часто сбиваешься с мысли и приходится выстраивать всю логическую цепочку заново.

Записывайте все кайросы и держите под рукой. Когда выходите из кабинета и идёте на встречу или по другим делам, пробегите глазами список кайросов. Вдруг встретите кого-то, с кем надо поговорить, или надо отнести документы куда-нибудь.

О делах личных

Тут действуют те же правила. Планируйте, разделяйте большие задачи на маленькие. План отдыха — наверное вещь ещё более важная вещь, чем план работы. Отдохнувший мозг — работоспособный мозг.

Планируйте время на сон. Для полноценного отдыха взрослому человеку нужно 7 часов сна. Многим хватает и 6-ти, но тут сила привычки.

Если знаете, что выходные может занять кто-то другой (родители попросят помочь на даче, друг намекал что нужна будет помощь с ремонтом и т.д.) в самом начале недели постарайтесь договориться об этих делах, чтобы можно было спланировать остаток свободного времени для себя.

Если нет хобби — заведите. Если есть — выделяйте хотя бы 2 часа на выходных для занятия только своим делом. Я, например, читаю комиксы. В будни не получается, надо читать литературу по работе, а вот в выходные пару часов всегда найдётся. Ваше хобби — это ваш собственный мир. В нём вы себе начальник, подчинённый, мастер, ученик и вообще это ваш собственный мир. Погружайтесь туда регулярно, чтобы переключить мозг от работы в режиме «обязан» к режиму «нравится». Эндорфины и всякие там окситоцины, выделяющиеся в процессе занятия любимым делом омолаживают мозг, стимулируют память, нормализуют сон. Да что я рассказываю, почитайте сами.

Не сморите телевизор перед сном. От него вообще можно отказаться. Принцип тот же, что и со всей остальной информацией. Если что-то важное — об этом будут говорить все вокруг и Вы сможете точечно почитать нужный материал в интернете. Всё остальное только засоряет мозг. А кино и купить\скачать можно.

Записывайте список подарков. Только задумайтесь о том, сколько времени мы тратим выбирая или придумывая подарки. Понаблюдайте за близкими и друзьями. Обратите внимание на вещи, которые человек отмечает как «о, я себе такую же хочу» и тут же записывайте в блокнот\телефон. Узнайте немного про хобби или интересы одариваемого. Может что-то найдётся нужное или недостающее в коллекции. И не надо бегать в канун нового года по переполненным торговым центрам с мыслью «блин, ну что ж ему подарить-то», а закажите заранее с доставкой на дом.

Кстати, о покупках. Посчитайте сколько стоит один час Вашего времени. Предположим, Ваш доход 10 000 000 рублей. Значит, за 1 час рабочего времени Вы получаете примерно 60 000. Если доставка товара стоит больше — есть смысл потратить час времени и съездить самому. Если нет — закажите доставку. Если есть возможность купить время — покупайте его! Деньги можно заработать, время — величина конечная.

Не давайте посторонним людям нарушать планы. Если Вы запланировали поездку на природу и за 5 минут до выезда кто-то пытается загрузить Вас своими делами — тактично объясните что заняты и что совсем-совсем не можете. Найдите конструктивное решение, перенесите на другое время. Но не срывайте свои планы.

Вкратце, вот так.

Пользуясь этими правилами я успеваю делать всю работу строго в рабочее время, выделять время на хобби, отдыхать, выделять время для близких и друзей. Попробуйте. А лучше сами почитайте «Тайм-драйв». В статье дана лишь краткая выдержка. Может найдёте что-то полезное для себя.